Over wetten en eisen voor de huisvestingsmanager – deel 1
Regelmatig krijg ik de vragen: “Wat ben ik wettelijk verplicht?”, “Wat moet ik uit mijn gebouwdossier verplicht bewaren” en “Waar kan ik voor aansprakelijk worden gesteld en wanneer staat er een advocaat op de stoep?”
Deel 1: Over wetten en eisen voor de huisvestingsmanager
In deze tweedelige blogserie ga ik in op bovenstaande vragen. In dit eerste blog geef ik antwoord op de vraag van aansprakelijkheid, nadat ik de wet- en regelgeving en bevoegd gezag heb toegelicht. In een komend blog ga ik in op de aankomende veranderingen in de wet- en regelgeving.
Wet -en Regelgeving
Elke burger in Nederland (en dus ook elke onderneming) valt onder de Nederlandse wet. Deze wet- en regelgeving bestaat uit diverse wetten met een daaronder vallende Algemene Maatregelen van Bestuur (AMvB), de zogenoemde besluiten. De 3 belangrijkste wetten waar wij in huisvesting mee te maken hebben zijn:
• De Woningwet met het daaronder vallende Bouwbesluit,
• De Wet milieubeheer met het daaronder vallende Activiteitenbesluit, en
• De Arbo-omstandigheden wet met daaronder het Arbobesluit.
Bouwbesluit
In het bouwbesluit zijn artikelen opgenomen, met betrekking tot de technische bouwvoorschriften uit het oogpunt van Veiligheid (H2), Gezondheid (H3), Bruikbaarheid (H4), Energiezuinigheid en Milieu (H5) en voorschriften inzake de Installaties (H6). Daarnaast is in Artikel 1.16. Zorgplicht een paragraaf opgenomen over de Zorgplicht. Alles wat in de andere hoofdstukken niet in detail wordt besproken, staat in dit artikel van de zorgplicht. Bij onderhoud en aanpassingen van installaties ben je verplicht te zorgen “dat geen gevaar voor de gezondheid of de veiligheid ontstaat dan wel voortduurt.” Denk hieraan bij wijzigingen en onderhoud aan het gebouw, en controleer de algemene doelstellingen voor veiligheid (brandveiligheid).
Activiteitenbesluit
Wat betreft onderhoud zijn er vanuit het Activiteitenbesluit twee belangrijke wetten die de energiezuinigheid van de installaties borgen: de Aircokeuring en de CV keuringen. Deze zijn uitvloeisels van Europese EPBD wetgeving, waar ook de energielabel regels uit voortkomen.
Daarnaast moet je voor het Activiteitenbesluit kunnen aantonen dat je voldoet aan de Energiebesparingswetgeving. Alle maatregelen die je in vijf jaar kunt terug verdienen ben je verplicht uit te voeren. Dit is vereenvoudigd in de lijst van de erkende maatregelen, die eigenlijk voor ieder gebouw van toepassing zijn. Let op: sommige van deze maatregelen betreffen typisch werkzaamheden voor de eigenaar van het gebouw. Andere maatregelen komen voor rekening van een huurder. Bij sommige maatregelen hangt dit overigens af van het huurcontract. Dit geeft het belang aan van een kernteam (hoeksteen 1 uit mijn model van de 5 hoekstenen) waar het onderdeel wet- en regelgeving regelmatig op de agenda staat.
Arbobesluit
De Arbowetgeving wordt gecontroleerd door de Inspectie SZW. Het belangrijkste onderdeel voor controle – en wat dus zeker in je gebouwdossier moet zitten – is het RI& E: de risico-inventarisatie en – evaluatie. Een vaak voorkomend aspect binnen een RI&E is het risico op besmetting door legionella. Dit betekent dat in (bijna) elk gebouwdossier een legionella protocol behoort te hebben met een overzicht van de Legionella keuringen, maar ook andere aspecten uit de RI&E kunnen invloed hebben op wettelijke verplichtingen in je gebouwdossier. Dit verschilt per gebouw.
Bevoegd gezag
Het bevoegd gezag – oftewel de controlerende instantie – is afhankelijk van het soort wet. Voor het Bouwbesluit en het Activiteitenbesluit zijn dit bijvoorbeeld de omgevingsdiensten en /of milieudiensten. Deze diensten zijn vaak een apart onderdeel binnen het gemeentelijk apparaat. De uitvoering kan ook zijn uitbesteed aan een externe omgevingsdienst. Een voorbeeld is de DCMR voor de hele regio Rijnmond.
Hoe lang moet je dit dan bewaren?
Voor financiële administratie geldt er vanuit de belastingdienst een verplichting om de administratie rondom een bedrijfspand in eigendom minimaal 10 jaar te bewaren. Voor de overige zaken zijn er voor zover ik weet geen verplichte bewaar termijnen. Maar voorop staat dat je moet kunnen aantonen (ook vanuit je zorgplicht) dat je het gebouw voldoende hebt onderhouden, dat er geen sprake kan zijn van enige aansprakelijkheid. Voor de meeste gebouwdelen betekent dat dat je op zijn minst de laatste onderhoudscyclus moet bewaren in je gebouwdossier.
Aansprakelijkheid en advocaten
“Wanneer kan er nu een advocaat op je stoep staan?”. Dit kan bijvoorbeeld als je aansprakelijk gesteld wordt naar aanleiding van een ongeval. Een advocaat kan verwijzen naar de zorgplicht. Het is dan aan jou om aan te tonen dat jij het onderhoud aan het gebouw degelijk en tijdig heb uitgevoerd. Dit geeft dus het belang aan van het goed bewaren rapportages.
Een andere reden dat er een advocaat langs kan komen, is als jij je niet hebt gehouden aan de contractuele verplichting. Waar al het bovenstaande over ‘wetten’ gaat, betreft dit het onderdeel ‘eisen’. Eisen zijn regels die zijn opgelegd door eigenaar of gebruiker van het pand, en daarmee opgenomen zijn in het huurcontract of in het onderhoudscontract. Kenmerk aan deze eisen is dat ze van gebouw tot gebouw kunnen verschillen. Ze kunnen voortkomen uit het beleid van een gemeente, eigenaar of gebruiker. Soms sluiten ze aan op bestaande wetten en regels, maar dan bijvoorbeeld met een hogere ambitie, of strengere eisen. Het kunnen echter ook functionele eisen zijn die door een van de partijen gesteld wordt.
Deel 2: Over veranderingen in wet en regelgeving in 2018 en 2019
In het volgend blog ga ik in op de aanstaande veranderingen in de wet- en regelgeving.
Heb jij voldoende Gebouwinzicht met betrekking tot de wetten en regels?
Grote kans dat het antwoord “nee, niet helemaal” is. Zorg dat je dat Gebouwinzicht krijgt.
Tip: maak gebruik van mijn checklist voor een goed gebouwdossier bij het in kaart brengen hiervan. Dit overzicht bevat de belangrijkste documenten die je makkelijk zo kunt afvinken.
Download de checklist hier >> gebouwinzicht.nl/downloads/
Klik hier voor deel 2 van de blogserie
