Kijktijd: circa 4 minuten
Deze videoblog van Sannie Verweij van Gebouwinzicht gaat over de deelnemers van het kernteam voor inzicht in je gebouw. Gebouwinzicht is de basis van continue verduurzaming.
Transcript van het videoblog:
Inzicht in je gebouw begint bij inzicht in je Organisatie
Als je gebouwinzicht al wat langer volgt dan weet je dat ik de organisatie het belangrijkste onderdeel vind van een goed gebouwdossier. Ik schreef daar al eerder verschillende blogs over.
Huisvestingsmanager of Vastgoedmanager bij de gehuisveste organisatie
Het opzetten van een goed kernteam, dat zich bezighoudt met alle onderdelen van het gebouw, is echt de basis voor inzicht in elk gebouw.
In de praktijk merk ik dat er toch nog veel verwarring is over die rol van de huisvestingsmanager en de organisatie van dat kernteam.
Volgens mij komt dat omdat mensen heel erg vanuit een eigen organisatie denken. Als ik bijvoorbeeld spreek met iemand die bij een eigenaar werkt en daar huisvestingsmanager of vastgoedmanagers is, dan denkt hij dat ik alles wat ik in de toekomst vertel altijd betrekking heeft voor een huisvestingsmanager die bij eigenaar werkt. Maar als ik met iemand spreek die bij de gehuisveste organisatie werkt als huisvestingsmanager dan denkt hij dat alles betrekking heeft op alleen de huisvestingsmanager van de gehuisveste organisaties.
Het is goed om te beseffen dat we het in de wereld van vastgoed, het altijd over complexe situaties hebben. Aan de hand van zelf ontwikkelde schema’s probeer ik daarom meer helderheid te scheppen in de rol van de huisvestingsmanager en het belang van het kernteam voor meer inzicht in je gebouw. Want gebouwinzicht is en blijft de basis van continue verduurzaming.
Verschil tussen kleine en grote Gehuisveste Organisaties
Voor ik dat verder kan uitleggen, eerst even dit: Het is belangrijk het onderscheid te zien tussen verschillende groottes van organisaties.
Je kan een kleine gehuisveste organisatie hebben die ook eigenaar van het gebouw is. Een eigenaar/gebruiker situatie (1). Daarnaast heb je ook kleine gehuisveste organisaties die een gebouw huren. (2). Er zijn ook grote gehuisvest organisaties die tevens eigenaar van het gebouw zijn (3). We hebben het dan over een eigenaar/gebruiker met vaak een eigen afdeling en vastgoed en huisvesting. Die zijn er vaak al heel professioneel mee bezig. Maar ook een grote gehuisveste organisatie kan zijn eigen gebouw huren (4). Denk bijvoorbeeld aan een professioneel vastgoedbelegger.
Als je dat onderscheid maakt, kom je voor de vier verschillende typen organisaties tot de volgende vier verschillende schema’s (* zie voor de schema’s het videoblog).
1. Kleine Gehuisveste organisatie, Eigenaar/Gebruiker
Het eerste schema gaat dus over een kleine organisatie die zelf ook eigenaar/gebruiker is van het gebouw. Grote kans dat de meeste medewerkers bezig zijn met de operationele werkzaamheden van dat bedrijf. In een dergelijk klein bedrijf is er vaak maar één persoon verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met huisvesting. Denk daarbij aan werkplekindeling van de medewerkers, zorgen voor een bureau en telefoonaansluiting van nieuwe medewerkers, maar ook manager van het onderhoud en dus de contacten met de onderhoudspartij.
2. Kleine Gehuisveste organisatie die zijn gebouw huurt
De tweede mogelijkheid is een kleine gehuisveste organisatie die het gebouw huurt van een van de vastgoedbelegger. De verhuurder kan in dit geval een professionele partij zijn met een grote vastgoed portefeuille. Maar het kan ook een iemand zijn die drie of 4 kantoorgebouwen in zijn bezit heeft.
Hoe dan ook: ook in dit geval is er vaak maar één manager verantwoordelijk voor huisvesting en onderhoudt alle contacten met zowel met onderhoudspartijen als met de eigenaar van het gebouw.
Als ik het heb over het kernteam dan zit er dus zeker deze ene manager daarin, of die nu het gebouw bezit of huurt. In geval van huur moet ook de eigenaar in het team zitten, net als de belangrijkste onderhoudspartijen. Samen vormen zij het kernteam, de basis voor gebouwinzicht.
3. Grote organisatie in een eigen gebouw
We kijken gelijk verder naar een grote gehuisveste organisatie die het gebouw zelf in bezit heeft, of een grote gehuisveste organisatie die het gebouw huurt. Want dat maakt eigenlijk niet heel veel uit. Feit is dat in een grote organisatie vaak meer dan één persoon verantwoordelijk is voor huisvesting. Vaak is er zelfs een eigen afdeling facilitair waar huisvesting ook onder valt of een afdeling huisvesting waar facilitair en huisvesting samen onderdeel van uitmaken. Het maakt eigenlijk niet uit hoe in jouw organisatie die afdeling heet.
Voor Gebouwinzicht is het belangrijk dat je goed kijkt wie er van facilitaire zaken betrokken is, wie er namens een eigenaar of beheerder betrokken moet zijn en welke onderhoudspartijen je uitnodigt om deel te nemen aan het kernteam.
4. Grote organisatie in een huurpand
Binnen de grotere organisaties wordt dus onderscheid gemaakt tussen de de facilitair manager en de huisvestingsmanager. De facilitair manager gaat vaak gaat over het indelen van de werkplekken en gezondheid op de werkplek. En dat is de basis voor een gezonde werkomgeving. De huisvestingsmanager is verantwoordelijk voor het ‘aanhuren’ en onderhouden van de m2 die nog zijn om de kerntaken van het bedrijf te kunnen vervullen. In een kernteam moeten zij beiden betrokken zijn. Maar ook de onderhoudspartijen voor bouwkundig onderhoud en installaties zijn van essentieel belang om bij het kernteam te betrekken.
In een goed kernteam worden de strategisch lange termijn visie van zowel de gebouweigenaar, als de strategische lange termijn visie van de gehuisveste organisatie meegenomen. Deze doelstellingen worden op tactisch niveau vertaald naar het onderhoudsbeleid. Voor deze vertaalslag is inzicht in het gebouw nodig. En juist daarvoor zijn ook de mensen die dagelijks met het gebouw werken (operationeel huisvestingsmanagers en de Technische Dienst) van essentieel belang.
Kan ik je helpen?
Op basis van deze input hoop ik dat jij aan de slag kan om een goed kernteam te organiseren. Ik hoop dat het getoonde schema in het filmpje iets meer inzicht geeft over het verschil tussen een huisvestingsmanager van een gebouweigenaar en een huisvestingsmanager van een gehuisvest organisatie. En dat je daarbij verschil moet maken tussen klein en groot.
Wil je hier meer over weten? Bel dan gerust eens op om te bespreken waar ik jou bij kan helpen. Want inzicht in je gebouw is de basis van continue verduurzaming. En dat begint bij een goed kernteam dat zich bezig houdt met gebouwinzicht.
[fsb-social-bar]
