Noodzakelijk voor duurzaam gebouwbeheer

“Wat neem ik van het opleverdossier mee naar het gebouwdossier”. Deze vraag krijgen we van verschillende klanten vaker bij Gebouwinzicht. Deze vraag lijkt simpel, maar bestaat eigenlijk uit drie deelvragen. Ten eerste begint het natuurlijk met de vraag: “Wat moet er in het opleverdossier zitten?” En: “Hoe wil je dat dit aangeleverd wordt?” Vaak krijg je namelijk een enorm (digitaal) bestand aan documenten. Daar zit vooral de ordening in die voor de uitvoering van het project heel handig was, maar voor jou als opdrachtgever een stuk lastiger om daar jouw eigen weg in te vinden. Dat brengt ons dan bij de tweede deelvraag: “Welke van die vele opleverdocumenten zijn écht belangrijk voor beheer en onderhoud?” Met Gebouwinzicht weten we welke informatie er in de gebruiksfase nodig is. We helpen diverse klanten bij het aanscherpen van de opleverdossierlijst. Tot slot de derde vraag: “Welke bestanden gedurende het beheer en onderhoud moeten worden bijgehouden in het gebouwdossier?” We helpen organisaties bij het bepalen hiervan. Daarbij maken we dit vervolgens op maat voor verschillende organisaties, omdat afspraken en verantwoordelijkheden bij elke organisatie anders liggen.

Het doel van een goed gebouwdossier

Wat ons betreft is het gebouwdossier altijd van de eigenaar van het gebouw. Idealiter moet het gebouwdossier bij verkoop dan ook meegegeven worden aan de nieuwe eigenaar. Helaas gebeurt dat niet altijd. Behalve de Due Dilligence die de koper uit laat voeren, heb je geluk als er iets van tekeningen beschikbaar is. Laat staan dat je beschikking hebt over installatieschema’s en de inbedrijfstelrapportages. Die laatste is noodzakelijk voor bijvoorbeeld de verplichte keuringen van de installaties. Met de steeds strenger wordende energiewetgeving, worden deze keuringen bovendien voor steeds meer organisaties verplicht. Een gebouwdossier dat op orde, actueel, accuraat én compleet is, wordt dus steeds belangrijker.

Duurzaam gebouwbeheer en -onderhoud

Een vraag die we regelmatig krijgen bij het opleverdossier is: “Welke documenten moeten over naar de beheer- en onderhoudsfase (het gebouwdossier)?” Voor het schrijven van een advies nemen we enerzijds de wensen van de klant mee en anderzijds weten we uit ervaring welke documenten direct van het opleverdossier naar het gebouwdossier kunnen. Welke documenten en welke tekeningen heb je tijdens beheer en onderhoud nu echt nodig om straks je onderhoud goed te kunnen uitvoeren, zodat het gebouwbeheer in de toekomst niet alleen duurzamer, maar ook efficiënter en effectiever wordt. Geen bedrijf en/of kantoor is precies hetzelfde. Denk maar aan de verscheidenheid van aanwezige installaties. Er is dus ook niet een standaardlijstje te maken. Was het maar zo simpel. Toch is het ontzettend belangrijk.

We adviseren daarom altijd om een standaardlijst voor gebouwdossier in de beheer- en gebruiksfase goed af te stemmen met de afspraken die worden gemaakt bij oplevering van projecten. En vooral dat deze bestanden tijdens en/of na de oplevering in een aparte map en met de juiste benamingen en labels wordt aangeleverd. Het zelf filteren van documenten is dan niet meer nodig. Onze lijsten zijn deels gebaseerd op standaardgegevens die wij uit verschillende literatuur en ervaringsprojecten hebben samengesteld, maar voor elke klant zal het lijstje ook maatwerk bevatten. Dat verschilt dus per organisatie.

De tekeningen in dossiers, hoe ga je daarmee om?

In een opleverdossier en gebouwdossier zitten tekeningen. Het goed kunnen lezen en interpreteren van tekeningen is belangrijk. Voor het dagelijks beheer, maar zeker ook voor de planning van onderhoud op middel- en lange termijn is een goede selectie van tekeningen waarop gestuurd kan worden essentieel.

Er zijn diverse soorten tekeningen beschikbaar, die allemaal andere informatie bieden. “Welke stop je nu in het gebouwdossier?” In de basis neem je de bouwkundige onderlegger, gevel- en dak tekeningen mee zodat je daarmee uit de voeten kan voor het beheer en onderhoud. Tevens bewaar je het opleverdossier voor mogelijke toekomstige projecten. Maar een belangrijke groep tekeningen voor het gebouwdossier zijn ook de E- en W-tekeningen, met daarin de installatie schema’s, principe tekeningen en de opstellingstekeningen. Sommige van deze tekeningen zijn zelfs wettelijk verplicht, zoals bijvoorbeeld het principeschema van de elektrische installaties. Deze is deels aangewezen via Bouwbesluit (per 1 jan 2024 Omgevingswet), maar staat ook in de Arbowetgeving: ‘Van iedere elektrische installatie zijn duidelijke, steeds bijgewerkte schema’s beschikbaar alsmede alle overige gegevens die nodig zijn voor een veilig gebruik van de elektrische installatie’.

Stoei jij met de vraag welke documenten en tekeningen wel en niet en hoe? En wil je een onafhankelijk advies bij het kiezen uit het grote aanbod van software oplossingen? Wij helpen je graag. Neem contact op met Sannie via sannie@gebouwinzicht.nl en plan met haar een overleg.

Tips voor het sneller en beter begrijpen van tekeningen

In het opleverdossier en gebouwdossier zitten ook verschillende tekeningen. Voor de ene is dat gesneden koek en die weet meestal uit ervaring meteen hoe en waar te kijken. Voor de ander kan een gebouwtekening een grote wirwar van zwarte lijnen met verschillende tekens op een te groot vel wit papier zijn. Daarom in dit kader nog een aantal handige tips voor het lezen van die tekeningen

■ Kijk eerst naar het renvooi (de legenda) en dan pas naar de tekening. Een renvooi vertelt je namelijk wat op de tekening staat. Voornamelijk bij tekeningen voor de W-installaties en E-installaties helpt dit enorm. Extra tip: Als je niet uit de tekens komt en wat ze betekenen, zijn er op internet ook lijsten te vinden met de betekenis

■ Een stramien is niet op elke tekening hetzelfde. Een stramien is voornamelijk een makkelijke een manier om te communiceren. Je weet precies over welke plek in de tekening of plattegrond je het hebt met elkaar. Vaak is dit met een omcirkelt getal aangegeven.

■ Maten op tekeningen zijn altijd in millimeters en er staat ook altijd een schaal op de plattegrond. In principe geldt: hoe kleiner de schaal, hoe gedetailleerder de tekening.

■ Als je voor het eerst een plattegrond of tekening bekijkt van een bestaand gebouw, kijk dan ook naar de datum van de tekening. Is deze nog actueel?

■ De onderzijde is de voorkant van het gebouw, maar controleer dit toch nog even extra door te kijken naar waar het Noorden is. Dit staat ook op de tekening.

■ Naar wat voor tekeningen kijk je precies of wat wil je hebben? Er zijn diverse soorten tekeningen: bijvoorbeeld plattegronden, installatietekeningen, situatietekening, doorsnedetekening, geveltekeningen, terreintekeningen en vast nog meer. Het is goed om eens op te zoeken wat deze precies zijn en waar ze voor gebruikt worden.

■ Als je het gebouw echt beter wil begrijpen, vraag dan naast de bouwtekening ook om de technische omschrijving (indien beschikbaar).

■ Kijk eerst naar de plattegrond bekijken voordat je de doorsnede bekijkt

Niet nieuw

Het belang van tekeningen en een goed gebouwdossier voor onder ander BREEAM-NL In Use certificering is niet nieuw. Het is nog steeds actueel. Lees daarom ook de blogs die Sannie in 2016 en 2019 hierover schreef: In 2019 verscheen: Echt alle bouwtekeningen In 2016 verscheen: Weet jij van welk jaar de revisietekeningen zijn?

Door Koen Verwoert

Als je deze blog interessant vond, lees dan ook deze

Download GRATIS de “Checklist Gebouwdossier, de 5 hoekstenen van een goed gebouwdossier”

Vul de gegevens in en download de gratis checklist.

Hartelijk dank.