Van opdrachtgevers horen we het steeds vaker. Software wordt genoemd als dé oplossing om je informatie goed te borgen. Dat is helaas niet zo. Nieuwe software hoeft niet altijd de oplossing te zijn. Ga eerst na wat heb je voor programma’s en pakketten in gebruik hebt. Vaak zijn dat er namelijk veel meer dan je in eerste instantie denkt en gaat het vooral om de manier waarop deze gebruikt worden.
Het doel van software
Het gebruiken van gebouwsoftware voor dossiervorming is geen doel op zich. Het doel is namelijk het kunnen sturen op vastgoed op basis van informatie en data. Software is dus een middel om het doel van vastgoedsturing te bereiken, zodat je inzicht in het vastgoed hebt en de juiste keuzes kunt maken bij verduurzamingsvraagstukken.
Van data naar informatie: een voorbeeld
Wel moeten we een duidelijk onderscheid maken tussen data, documenten en informatie. Data zijn de feitelijke cijfers. Daar kun je nog niet zoveel mee. Bijvoorbeeld: het CO2 gehalte bedraagt om 13:10uur 1350ppm. Informatie wordt het pas als data geïnterpreteerd is. Terugkomend op ons CO2 voorbeeld: de gestelde limiet is 800ppm. Deze maximale waarde is bepaald in de ontwerpuitgangspunten. Het document met deze uitgangspunten wil je ook in het dossier opslaan. Het CO2 gehalte is dus in dit geval ruimschoots overschreden (komt uit de sensor data). Uit andere data blijkt dat er meer dan 10 personen aanwezig waren. De juiste software kan deze vertaalslag voor je maken en dat leidt tot de informatie: CO2 gehalte is overschreden doordat er te veel mensen in de ruimte tegelijk waren en er niet goed geventileerd is.
Welke informatie je precies nodig hebt, bepaalt welke data en documenten er moeten worden opgeslagen in het softwaresysteem. Denk bijvoorbeeld aan de basis gebouwgegevens, adviesrapporten, inregelrapportages en contracten. Klinkt goed, maar waar begin je…
Quickscan Gebouwsoftware
Het begint met kijken wat je hebt. Met deze gedachte bieden wij de Quickscan Gebouwsoftware aan met daarop aansluitend drie adviezen om je verder te brengen naar je doelen om inzicht te krijgen in je portefeuille. Tijdens de Quickscan maken wij een lijst met welke programma’s of softwarepakketten voor welk proces in jouw organisatie worden gebruikt en wie verantwoordelijk voor welk proces is. Hiervoor hebben we een standaardlijst met processen opgesteld. Deze processen zijn voor vrijwel elke organisatie van toepassing en bij elk proces wordt een programma of software gebruikt. Dit kan natuurlijk ook gewoon Excel of de verkenner zijn.
Op naar inzicht in je gebouw
Voor de Quickscan plannen we twee sessies. We vinden het belangrijk om rekening te houden met de eisen, wensen en doelen van de klant, zodat de Quickscan ook écht toegevoegde waarde levert en gebruikt gaat worden.
De Quickscan Gebouwsoftware is een eerste stap voor de verbetering van de software. Het geeft de huidige situatie weer met daarbij de belangrijkste drie verbeterpunten voor de korte termijn. Indien nodig kan Gebouwinzicht daarna helpen met het uitvoeren van deze stappen, bijvoorbeeld door te helpen met een software keuze en/of de implementatie daarvan.
Meer weten?
Wil je ook meer inzicht krijgen in je gebouw of portefeuille? Begin dan eens met de Quickscan Gebouwsoftware door Gebouwinzicht. Vraag de Quickscan aan via de website door contact op te nemen. Je kunt natuurlijk ook een mail sturen naar info@gebouwinzicht.nl.
