Software voor het gebouwdossier, en dan in het bijzonder het bijhouden daarvan, ze zijn er in verschillende soorten en maten. Elk van deze pakketten zal op de website of in een verkoopgesprek je beloven dat ze je helemaal kunnen ontzorgen. Fantastisch! Maar welke software voor het gebouwdossier heb je nu echt nodig?
Eerst inventariseren…
Helaas, het kopen van software voor het gebouwdossier is echter niet de allereerste oplossing voor het probleem. De software, die je uiteindelijk kiest, moet jou helpen bij het optimaliseren van de processen rondom het gebouwdossier. Je zult dan ook eerst deze processen goed in kaart moeten hebben. Niet voor niets is Organisatie de eerste hoeksteen van een goed gebouwdossier (>>link: https://gebouwinzicht.nl/downloads/ ). In deze inventarisatie stap gaat het om het in kaart brengen van het kernteam: wie zitten er in het team, welke processen lopen er door de organisatie en welke software pakketten worden er nu al gebruikt als gebouwdossier software en wie zijn daarbij nog meer betrokken. Belangrijk daarbij is om glashelder te hebben – en dat binnen het kernteam af te stemmen – wat je precies onder het gebouwdossier verstaat.
…dan organiseren…
Als dit staat is de volgende stap om te gaan kijken welke van deze processen er al goed lopen en welke processen verbetering behoeven. Wat wordt er nu al opgeslagen onder de noemer Gebouwdossier? Zijn er afspraken gemaakt over wie het gebouwdossier bijhoudt? Grote kans dat er helemaal geen proces of procedure is vastgelegd die precies vertelt wie welke tekening mag inzien, aanpassen, accorderen en opslaan. Welke informatie over het gebouw hebben meerdere mensen uit het kernteam nodig om bijvoorbeeld een MeerJaren onderhoudsbegroting op te kunnen stellen, aannemers te contracteren of het inplannen van ruimtemanagement?
Het maken van afspraken over de processen rondom het gebouwdossier kost tijd. Het goed organiseren van alle werkprocessen die er nodig zijn om het gebouwdossier op orde te krijgen en te houden is dan ook vaak veel werk. Is het te veel in eens? Pak het dan stapsgewijs aan: proces voor proces. Rome is ook niet in één dag gebouwd.
… en dan pas automatiseren
Als alle personen, informatie en processen geïnventariseerd en geoptimaliseerd zijn, dan pas kan je gaan kijken welke software pakketten jouw organisatie kunnen ondersteunen. Ja, helaas, je leest het goed; pakketten (meervoud). Ik kan je namelijk nu al kan vertellen dat er niet 1 software pakket is dat in al jouw wensen voorziet. Voor sommige proces onderdelen van het gebouwdossier zijn er nu eenmaal aparte systemen. Zo is er een programma waarin gebouwinspecties omgezet kunnen worden naar MJOP´s en relevante informatie makkelijk uit te wisselen is. Denk bijvoorbeeld aan de samenvatting voor de financiële jaarplannen, maar ook aan de assetlijsten die je wil kunnen afstemmen met de onderhoudspartijen. Dat is maar een klein deel van je gebouwdossier. Maar wel een goed startpunt als eerste proces in jouw stappen naar een digitaal gebouwdossier.
Kortom
Kortom, voor de implementatie van softwarepakketten ten behoeve van het gebouwdossier moet je eerst inventariseren, dan organiseren en tot slot pas automatiseren.
Heb je daar nog vragen over? Neem dan gerust contact met mij op. Ik kan je met gebouwinzicht in ieder geval op weg helpen met het inventariseren om zo inzicht te krijgen in waar je nu staat.
Eerdere blogs over dit onderwerp:
gebouwinzicht.nl/zomerblog-6-hoeksteen-5-instrumenten/
gebouwinzicht.nl/geen-digitaal-gebouwdossier-de-7-meest-gebruikte-smoesjes/
gebouwinzicht.nl/welke-software-je-moet-hebben-maar-eerst/
gebouwinzicht.nl/eerst-organiseren-dan-automatiseren-welk-systeem-gebruikt-u/
[fsb-social-bar]
