Bijna nooit heeft men als doelstelling om dat jaar ‘het gebouwdossier’ op orde te maken. Vaak is er een andere aanleiding, met als gevolg dat een goed georganiseerd gebouwdossier essentieel blijkt te zijn. Dat is de praktijk die ik als BREEAM assessor en trainer bij Gebouwinzicht vaak tegenkom.
Zo had ik laatst een gesprek in een kantoor gebouw in de buurt van Amsterdam Sloterdijk. Ik had een afspraak met Hanneke over de mogelijkheden van een BREEAM-NL In Use certificaat. Haar baas Theo heeft met het MT het Nieuwe Werken als doel gesteld. Ze hebben toestemming gevraagd aan Peter, de eigenaar van het kantoorgebouw, om in gezamenlijk overleg een interne verbouwing uit te voeren waarbij de hokjes en dichte deuren op de werkvloer worden aangepast naar een modern interieur.
Wie… in het kernteam
Theo is als algemeen directeur van het accountancy kantoor veel te druk voor de uitvoering en heeft Hanneke gevraagd de introductie van Het Nieuwe Werken te begeleiden en het contact over de invulling van de verbouwing met Peter af te stemmen. Hanneke zit in de OR en is ook notulist bij het MT en weet dus precies wat er binnen de organisatie speelt. Door haar taak als HRM manager heeft ze bovendien met iedereen op de werkvloer nauw contact. Zo weet zij ook van de wens onder het personeel om duurzaamheid van het gebouw op de kaart te zetten. Hanneke heeft mij gevraagd om te kijken of de verbouwing niet meteen een kans is om ook duurzaamheid beter vorm te geven. Tijdens ons gesprek blijkt dat hierbij veel gebouwinformatie nodig is en samen lopen we aan het eind van het gesprek daarom ook even langs Richard.
Richard heeft van de gebouweigenaar Peter de opdracht gekregen de verbouwingsplannen samen met de huurder verder uit te werken. Als Facilitair Manager is Richard verantwoordelijk voor het dagelijks (gebouw)beheer. Hij is de spin in het web tussen de verschillende stakeholders: zowel met zijn baas de vastgoedeigenaar Peter als met de huurder Theo, al is dat laatste meestal via Hanneke.
Theorie in praktijk
Enthousiast gaan ze aan de slag. In theorie lijkt alles geregeld, maar de praktijk is veel weerbarstiger. De benodigde informatie is verouderd, niet goed gearchiveerd en veel kennis over het gebouw zit ‘in het hoofd’ van uitvoerder Henk. Al jaren doet hij de klusjes op zijn manier. Een computer is hem vreemd, laat staan een softwarepakket met een gebouwbeheerssysteem. De tijd om te beginnen met alles ordenen in een gebouwdossier blijkt aangebroken.
Hoeksteen 1 = Organisatie
De introductie van het Nieuwe Werken betekent de start van de opzet van een gebouwdossier. Mijn advies: richt een kernteam op. Dat team is samen verantwoordelijk voor de introductie van welk werkconcept dan ook. Maar belangrijker: dit kernteam is de drager van het gebouwdossier. Niet voor niets is voor mij ‘organisatie’ de eerste van de vijf hoekstenen van een goed gebouwdossier.
En dat zie je ook gebeuren in het project dat ik zojuist beschreef: Facilitair Manager Richard is de logische schakel om deze verbouwing te begeleiden en Hanneke te helpen het Nieuwe Werken te introduceren. Ook duurzaamheid van het gebouw krijgt nu aandacht. Maar Richard kan het niet zonder Henk en Hanneke, samen vormen zij het kernteam van dit gebouw.
5 hoekstenen van een goed gebouwdossier
Weten wat de 5 hoekstenen voor een goed gebouwdossier zijn? Download mijn Whitepaper de 5 hoekstenen van een goed gebouwdossier’ en de bijbehorende checklist. In de whitepaper leg ik uit wat voor mij de hoekstenen zijn en waarom.
[fsb-social-bar]
