Ook in de BREEAM-NL In Use certificering zitten een aantal credits die punten geven voor het hebben van een risicoanalyse. In de nieuwe versie van BREEAM-NL In Use v6 die in november 2021 is uitgekomen, zitten deze credits in de categorie Gezondheid en de nieuwe categorie Bestendigheid. BREEAM gelooft erin dat als je inzicht hebt in de potentiële risico’s, je gebouw beter beheerd kan worden. Daarom is risicoanalyse een vast onderdeel van duurzame gebouwen. Maar wat verstaan we hieronder? De belangrijkste begrippen heb ik op een rij gezet.
Inventarisering en analyseren van risico’s
Voordat je echt aan de slag gaat met het beoordelen van de risico’s is het van belang om te bedenken wat risico’s zijn voor jouw organisatie. Denk hierbij aan risico’s op brand, inbraak, maar ook op wateroverlast of gezondheidsrisico’s. Zijn er al eerder risico’s geïnventariseerd en geanalyseerd? Wat waren toen de uitkomsten? Het is belangrijk om al dit soort zaken op een rijtje te zetten, zodat je gericht te werk kan gaan. Daarna is het van belang om te kijken of je de risico-inventarisatie uitbesteed of dat je deze zelf gaat doen.
Nu kan je bepalen welke risico’s je wil (laten) inventariseren. Wat is belangrijk? Het is belangrijk om een zo volledig mogelijke lijst van risico’s te maken. Dit kan onder andere door het volgende te doen:
- Te brainstormen met het team dat verantwoordelijk is voor het gebouw
- Te kijken naar aan welke wet- en regelgeving het gebouw moet voldoen
- Te kijken naar de lijst van voorbeelden in BREEAM-NL In Use
- De processen in kaart te brengen en te doorlopen met de betrokken mensen
Om het behapbaar te maken is het goed om de risico’s op te delen in categorieën en een lijst met verantwoordelijke personen te maken om de risico’s en de beheersing ervan aan te kunnen koppelen.
Nadat de lijst met risico’s zo goed als volledig is, kunnen de risico’s worden geanalyseerd. De bekende kans x impact methode kan hier gebruikt worden. Door dit te doen creëer je de mogelijkheid om te prioriteren. Wat is belangrijk binnen de organisatie gekwantificeerd? Deze inventarisatie laat je meestal uitvoeren door een partij die in dat onderwerp gespecialiseerde adviseurs. Er zijn ook adviesbureau’s die meerdere onderwerpen tegelijk kunnen inventariseren.
Beheersmaatregelen en plannen opstellen
Het resultaat van deze risicoanalyse is dat je weet met welke risico’s je echt aan de slag moet. De implementatie van het beheersplan is een belangrijk onderdeel en essentieel om risicobeheersing succesvol te laten zijn.
Als organisatie kan je ervoor kiezen om risicomanagement geheel of voor bepaalde onderdelen uit te besteden. Dit doe je als er bijvoorbeeld niet genoeg kennis in huis is of er is gewoonweg niet genoeg tijd om de risico’s voldoende te managen. Zorg in zo’n geval wel dat de documentatie van de risicobeheersing bij de eigen organisatie ligt, zodat ten allen tijden aangetoond kan worden dat er maatregelen zijn genomen tegen bepaalde risico’s.
Monitoring en rapportage
Nadat het beheersplan geïmplementeerd is, is monitoring en rapportage essentieel om grip te houden. Werken de maatregelen die genomen zijn? De Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus is een bekend middel dat hierbij toegepast kan worden. Het is belangrijk dat iemand verantwoordelijk gesteld wordt voor deze actie, zodat er ook daadwerkelijk monitoring plaatsvindt. De rapportage kan statisch/digitaal via documenten, maar eens in de zoveel tijd een overleg laten plaatsvinden met de betrokken personen kan ook goed zijn. Daarin kan besproken worden of de gestelde doelen zijn behaald of dat de doelstellingen misschien vernieuwd dienen te worden. Real time monitoring via een dashboard is ook een mogelijkheid.
In de praktijk
Of bovenstaand stappenplan intern in de organisatie loopt of is uitbesteed, een belangrijk onderdeel is de documentatie op orde hebben tijdens dit proces. Risico-inventarisaties, -analyses en het opstellen van beheersplannen kunnen door externe gespecialiseerde partijen worden uitgevoerd. Vaak komt hier een risico-inventarisatierapport uit en/of een beheersplan.
Bij Gebouwinzicht zien we dat dit soort onderzoeken en beheersmaatregelen een manier is voor het borgen van processen. Documentatie van de risicoanalyses, beheersplannen en de juiste borging in de organisatie zorgen ervoor dat processen beheerst worden en er grip op risico’s is. Dat wil toch iedereen?
Risicoanalyse en BREEAM
Het regelmatig laten plaatsvinden van risicoanalyses, monitoring en rapportage zorgt ervoor dat continu risico’s beheerst worden. In certificeringen voor gebouwen, zoals met BREEAM-NL In Use, levert het uitvoeren en hebben van risicoanalyses en risicobeheersplannen punten op. BREEAM is in dit geval een handig middel om de risicobeheersing te borgen in de organisatie. Let er wel op dat je voor sommige onderdelen pas punten krijgt als je risico-inventarisatie verder gaat dan het wettelijk minimum.
Bij het onderwerp Brandveiligheid eist de wet bijvoorbeeld dat de risico’s voor mensen en personen veilig uit het gebouw te laten vluchten, terwijl BREEAM ook wil weten welke maatregelen er worden genomen om het pand zelf in stand te kunnen houden. Hiervoor zijn wellicht meer maatregelen nodig om de hoofddraagconstructie te beschermen en brand te beperken tot een kleiner compartiment.
Wat voor risico-inventarisaties en beheersplannen zijn er dan zoal?
- Brandveiligheid
- Veiligheid
- Legionella
- Bodemonderzoeken
- Elektrotechnische veiligheid en meer
Quickscan Duurzaamheid
Wil je hier meer over weten? Dan helpen wij je graag verder door mee te denken over welke processen in jouw organisatie verbeterd kunnen worden om zo de portefeuille te verduurzamen.
Gebouwinzicht heeft een Quickscan Duurzaamheid waarbij we o.a. BREEAM-NL In Use gebruiken om de portefeuille en de processen rondom gebouwbeheer door te lichten.
Aan de hand van 2 hands-on sessies en het doornemen van de door jullie aangeleverde informatie brengt Gebouwinzicht de huidige beleidsdocumenten in een bondige rapportage in kaart. Als eindresultaat krijg je een overzicht van de belangrijkste doelstellingen die jullie nu al hanteren + welke stappen je nog zou kunnen (en moeten) zetten om een routekaart tot 2050 verder te verfijnen.
Inzicht krijgen in de beschikbare risico-inventarisaties is hier onderdeel van: Welke risico-inventarisaties heb jij voor jouw gebouw uitgevoerd? En hoe is dat in jouw organisatie ingebed in de beheer en onderhoud cyclus. Is bekend wie verantwoordelijk is? Vindt bepaalde terugkoppeling plaatsen op het gebied van risico’s? Heb je hier vragen over? Neem dan contact met ons op via info@gebouwinzicht.nl.
Gebruikte bronnen – naast eigen kennis en ervaring
- Hoofdstuk 6 van het boek Jellema 13 – Asset- en onderhoudsmanagement vastgoed, J.C. Smit
- Hoofdstuk 10 van het boek Huisvestingsmanagement, J.G. Hoendervanger
Door Koen Verwoert
