Jij hebt vast jouw redenen waarom je gebouwdossier nog steeds niet digitaal is. Jij bent niet de enige. Ik heb de 7 meest gebruikte smoesjes voor je op een rij gezet.
1. Het wordt zo leeg in mijn kamer als ik alles digitaal opsla…
Deze reden is hopelijk achterhaald. We leven immers in een wereld van uitsluitend digitale informatie. Dat geldt ook voor informatie van en over het gebouw. Bij de volgende vragen ben ik er overigens vanuit gegaan dat je alles al digitaal hebt. Mocht jij toch nog een medewerker hebben die graag ouderwets in de archiefkamer duikt? Tip: Geef een mooie plant voor op de plek van de archiefkast. Dat is ook nog eens goed voor een gezonde werkomgeving.
2. Als ik het nu in een softwarepakket zet, moet ik alles gelijk digitaal en actueel maken…
Ja, alles moet digitaal en ook actueel gemaakt worden! Maar dat moet ook als je het niet in een softwarepakket hebt. Inzicht in je gebouw is de basis van continue verduurzaming. Gebouwinzicht krijg je echt alleen op basis van accurate en actuele informatie.
Het goede nieuws is dat je dit niet allemaal in 1 dag hoeft te doen. Als je vanaf nu af aan alles wat er binnenkomt digitaal opslaat in een softwarepakket en daarnaast bijvoorbeeld elke dag ook 1 extra ding digitaliseert en actualiseert, dan heb je over een paar maanden je gebouwdossier digitaal en actueel.
3. Ik hoef geen duur softwarepakket, het staat bij ons gewoon op de C-schijf…
Ik heb alle documenten in 1 map bij elkaar op mijn computer staan. Lekker compleet. Hoeven we geen duur softwarepakket aan te schaffen.
Dat is natuurlijk heel fijn als alle documenten op jouw computer netjes geordend bij elkaar staan. Maar kunnen je collega’s er ook bij? Trouwens, wie zegt dat je een duur softwarepakket nodig hebt? Er zijn ook systemen die ervoor zorgen dat documenten voor verschillende partijen toegankelijk zijn, maar wel gewoon op de netwerkserver van het bedrijf staan. Mocht jij dan morgen onverhoopt niet meer naar kantoor kunnen komen, dan kunnen ze de informatie wel vinden.
4. Alleen ik weet waar het staat, ik kan altijd alles vinden…
Niemand durft het hardop te zeggen, maar stiekem is het best fijn als je een onmisbare schakel binnen het bedrijf bent. Soms ook vermoeiend als iedereen altijd bij jou komt zeuren voor informatie. Hoe handig zou het zijn als bijvoorbeeld alle data over het gebouw in een softwarepakket zit en iedereen die een plattegrond nodig heeft voor een nieuwe werkplek indeling deze ook zelf kan vinden? Zie het als een voordeel dat niet iedereen jou elke dag lastig valt voor pietluttigheden. Jij houdt tijd over voor andere zaken. Heus, je blijft nodig voor de echte inhoudelijke kennis over het gebouw. Hoe moet al die informatie geïnterpreteerd worden bijvoorbeeld? Voor die vraag komen ze bij jou. Jij blijft gewoon onmisbaar.
5. Doordat ik alles bij elkaar heb, hou ik zelf de controle…
Ik wil graag weten wie welke stukken komt bekijken. Zo houd ik zelf de controle en er gaat geen tekening mijn kamer uit.
Eigenlijk moet je als gebouwmanager heel blij zijn als je een medewerker hebt die zo beschermend met de gebouwinformatie om gaat. Als jij zo’n medewerker hebt werken, dan zijn waarschijnlijk de tekeningensets nog compleet (al sinds de bouw). Maar wist je dat je in een heleboel softwarepakketten ook prima de controle kunt bewaken? Met allerlei levels van toegangsrechten en bewerkrechten kun je precies bepalen wie wat kan en mag veranderen.
6. Ik weet niet in welk softwarepakket ik moet werken…
Een hele legitieme vraag is dit. Je geeft aan dat je snapt dat er software nodig is, maar dat je nog niet goed weet welke pakket het beste is. Dat is ook lastig, want er is een groot aanbod van diverse softwarepakketten. Waarschijnlijk is er niet één pakket dat alles kan zoals jij het wil. Sterker nog, grote kans dat jij voor jouw organisatie een slimme configuratie nodig hebt van verschillende softwaresystemen die op elkaar aansluiten om precies bij jouw organisatie te passen. Software is namelijk maatwerk.
Om te bepalen welke softwarepakketten bij jouw organisatie passen, moet je eerst weten hoe jouw organisatie werkt. Oftewel, eerst organiseren en dan pas automatiseren. Lees ook mijn eerdere blogs hierover:
• Welke software moet je hebben. Maar eerst …
• Eerst organiseren, dan automatiseren: welk systeem gebruikt u.
7. Ik weet niet hoe het moet. Ik weet niet waar ik moet beginnen.
Super! Je wil gaan automatiseren. Belangrijk daarbij is dat je heel goed jouw gebouw én jouw organisatie in beeld hebt. Gebouwinzicht is en blijft een voorwaarde. Ik blijf erop hameren, maar help je daar ook graag bij. In mei geef ik speciaal hierover een training. Samen met jou breng ik tijdens deze tweedaagse training Gebouwinzicht jouw organisatie en gebouwdossier in beeld. De Excel lijst die je tijdens de training gebruikt, is de onderlegger van de checklist Gebouwinzicht voor jouw eigen organisatie. Dat is een mooi startpunt om te beginnen van het digitaliseren en automatiseren van jouw gebouwdossier.
Voor meer informatie over de training, het programma, leerdoelen, locatie en kosten, ga naar de website van Helix Academy. Je kunt je daar ook aanmelden. Er zijn nog plekken.
[fsb-social-bar]
