De organisatie en het gebouw zijn met elkaar verweven. Regelmatig ervaart Nerish Frencken als adviseur bij VFM Facility Experts dit aan den lijve. De aanleiding bij een bedrijf is vaak een relatief ‘klein probleem’. Zo blijkt het ‘nieuwe werken’ niet voor alle eindgebruikers in de praktijk naar tevredenheid te werken. Denk bijvoorbeeld aan geluidsoverlast bij flexplekken op de werkvloer. Nerish krijgt dan relevante bouwinformatie en een overzicht van de klachten.
Tekeningen en Contracten in het Gebouwdossier
Nerish: “Ik kijk als externe adviseur in zo’n geval naar wat de oorsprong is van het ‘probleem’. Dus wat is nu reden van de klachten”. Dit betekent dat er gekeken wordt naar wat er in de tekeningen staat, welke functies de verschillende ruimtes hebben en voor welke werkzaamheden zijn deze ruimtes ingericht. “Zo moet op stilte plekken echt stil gewerkt kunnen worden, ten opzichte van vergaderplekken of lunchruimtes waar dat niet hoeft”, aldus Nerish. Dit brengt een aanvankelijk simpele huisvestingsklacht terug naar het oorspronkelijk contract. “Het is dus van belang om inzicht te hebben in de huurdersafspraken met de eigenaar over – in dit geval – geluidseisen op de werkplekken.”
Huurdersafspraken moeten in het Gebouwdossier
Deze essentiële huurdersafspraken over werkplekken, geluidseisen en dergelijke moeten in een gebouwdossier staan. Nerish: ”Het maakt de verwachtingen van de eindgebruiker ook makkelijker te managen.” De uiteindelijke oplossing in dit geval is immers geen technische oplossing geweest en zijn niet overal (onnodige) tussenwandjes geplaatst. “Samen met de afdeling HR is namelijk nog eens goed naar het contract gekeken en de oplossing bleek vooral te liggen aan verkeerd gebruik van de verschillende ruimtes.” Door het gewenst gebruik naar de medewerkers te communiceren worden de ruimtes gebruikt zoals bedoeld en zijn er geen klachten meer. Daarmee is de case zonder technische ingrepen opgelost.
Gebouwinzicht vanuit het Gebouwdossier
Dit praktijkvoorbeeld geeft het belang van een goed gebouwdossier aan. Alle actuele informatie over de organisatie, het gebouw, wettelijke eisen, beleid en beschikbare instrumenten moet gearchiveerd zijn. “Voor mij is dat zo veel sneller en beter werken als ik over alle relevante gegevens kan beschikken. Als ik in dit geval de contracten niet boven tafel had gekregen, dan waren waarschijnlijk die tussenwandjes allang geplaatst”.
Boek Gebouwinzicht
Het interview met Nerish Frencken maakte onderdeel uit van het voorbereidende werk voor mijn boek Gebouwinzicht. Wil je meer weten over het boek of een sneak preview ontvangen? Lees verder
[fsb-social-bar]
