Ik ben nu een paar maanden bezig om mijn visie, dat het verduurzamen van de gebouwde omgeving begint met een goed gebouwdossier, uit te dragen. Grappig is dat ná de eerste reactie van gesprekspartners: “Ik ben het helemaal met je eens, een goed gebouwdossier is erg belangrijk!”, vaak als tweede reactie volgt: “En daar hebben wij perfecte software voor in huis”. Afhankelijk van met wie ik spreek zijn er overigens verschillende varianten van die tweede reactie mogelijk, zoals: “Wij bieden ook online een gebouwdossier voor onze klanten” door installateurs, of “ik werk gewoon het liefst met sharepoint” door de projectmanagers.
De PROVADA – deel 2
In juni 2014 was ik op de Provada, ik schreef hier al eerder een blog over de tafeldiscussie die ik daar had. Maar op het FM-square* sprak ik met Planon, in mijn ogen één van de grootste softwarepartijen voor gebouwbeheer. Persoonlijk ken ik Planon vooral vanwege de modules voor meerjarenonderhoudsplanning. Maar ze doen nog veel meer.
Eerst organiseren, dan automatiseren
De reactie tijdens het gesprek met Planon – nadat zij uiteraard mijn visie van het belang van een goed gebouwdossier hadden beaamd – was het adagium: “Eerst organiseren, dan automatiseren.” Een spreuk om het roerend mee eens te zijn. Blijkbaar denken veel mensen bij het woord gebouwdossier gelijk aan een software oplossing. Maar voor mij is een goed gebouwdossier zo veel meer dan dat. Het gebouwdossier raakt verschillende kanten van de organisatie en is daarom juist vaak een combinatie van meerdere software oplossingen.
Ik besteed dan ook in mijn training ‘Uw gebouwdossier op orde’ altijd eerst veel aandacht aan de organisatie. Want om het gebouwdossier op orde te krijgen, is het noodzakelijk dat de Facilitair Manager weet hoe zijn organisatie in elkaar steekt, waar welke documenten te zoeken zijn en hoe deze te archiveren. Pas daarna komt de vraag hoe deze dan te automatiseren.
Oproep: welk systeem gebruikt u?
In mijn trainingsprogramma’s wil ik graag een volledig overzicht bieden van alle bestaande software systemen voor gebouwdossiers, om zo onafhankelijk mogelijk mijn cursisten te informeren, welk software systeem voor welke doeleinde het best geschikt is. Daarom mijn oproep:
Welke software gebruikt u het liefst voor uw gebouwdossier?
Ik ontvang graag uw reacties! Relevante links plaats ik op de gebouwdossier startpagina. Maar u mag natuurlijk ook hieronder toelichten welke software systemen u aan elkaar koppelt om zo compleet mogelijk te zijn.
* FM Square is een nieuw themaplein (sinds 2013) op de PROVADA die het facilitaire vakgebied in de volle breedte vertegenwoordigen. Het FM Square biedt een ontmoetingsplek voor Vastgoed- en Facility Managers.
[fsb-social-bar]
