Kostenbesparing blijft belangrijkste drijfveer
In het kader van de Dutch Green Building Week gaf ik dinsdag 23 september een Mini-Seminar over het gebouwdossier. Na een rondleiding door het onlangs met BREEAM-in-Use gecertificeerde hoofdgebouw van Unica in Hoevelaken deelde ik mijn passie aan 25 deelnemers. Mijn betoog over duurzaamheid en gebouwdossiers viel in goede aarde. Alle deelnemers – van gebruiker van 1000 overheidsgebouwen tot een technisch beheerder van slechts een enkel gebouw – zagen wel het belang in van inzicht in het gebouw.
Laaghangend fruit
Na mijn presentatie de discussie: naar drivers voor het willen opzetten van een gebouwdossier. Het kostenaspect blijft de belangrijkste. Want wie wil niet inzicht in laaghangend fruit en daarmee eenvoudige kostenbesparing? Natuurlijk een klein ‘vruchtje’ als blijkt dat nog niet alle kranen voorzien zijn van een perlator. Maar des te interessanter om er achter te komen dat er dubbele beheerscontracten zijn, of dat er ’s nachts een heel gebouw onnodig verlicht en geventileerd word. En echt, dat komt allemaal vaker voor dan we denken. Dat bleek wel uit de discussie.
Transparantie
Maar net zo belangrijk vindt iedereen transparantie: weten waar alle informatie – van (revisie)tekeningen tot monitoringsgegevens – te vinden is. Liefst digitaal, maar analoog kan ook. Transparantie is bovendien noodzakelijk voor overdracht: een onderschat aspect, maar heel herkenbaar bleek uit de reacties. Want hoe vaak blijkt dat niet alle gebouwinformatie ‘in iemands hoofd’ zit?
Communicatie
Communicatie naar gebouwgebruikers is ook een belangrijke drijfveer. Als iemand een klacht indient, moet die medewerker weten waar dat te melden en wat de status is. Maar ook naar het bestuur is het met een gebouwdossier helderder communiceren over beleidsdoelstellingen.
Pragmatisch, maar met beleid
Voor het prestatiegericht uitbesteden is een gebouwdossier simpelweg vereist. Maar vaak wordt het verzamelen van gebouwgegevens gedreven door het willen behalen van een keurmerk of certificaat. Mijn advies is dan ook om het dan gelijk te documenteren en in het dan meteen in een dossier te organiseren. Dit klonk voor een enkele deelnemer van het seminar als ‘oude wijn in nieuwe zakken’. Maar in feite is dit precies wat het is. Bekende informatie verzamelen op een logische plek zetten.
Het klinkt simpel, het even inrichten van een gebouwdossier. Maar ik ben het met de seminar deelnemers eens: het kan een grote klus zijn als je alles in 1 keer perfect wil doen. Dus begin vooral pragmatisch en nuchter. Haal niet zo maar alles overhoop. Begin met beleid, doe het stap voor stap, een waardevolle tip uit de zaal.
Trainingen
Zelf geef ik trainingen en cursussen met Gebouwinzicht en leer ik facilitaire organisaties hoe zij zelf een gebouwdossier kunnen inrichten en beheren. Kijk op www.gebouwinzicht.nl/training voor meer informatie en om je in te schrijven voor de volgende Masterclass.
[fsb-social-bar]
