Blog 1 uit de reeks ‘Van gebouw- naar portefeuilledossier’ (door Koen Verwoert)

Of een goed gebouwdossier voor een bestaand gebouw van belang is voor gedegen gebouwinzicht, is geen discussiepunt meer. Zeker met de opkomst van een zogenoemd ‘materialenpaspoort’ wordt het belang van een goed gebouwdossier om te kunnen verduurzamen maar weer eens benadrukt. Maar het zijn niet altijd alleen individuele gebouwen. Het zijn ook complete vastgoedportefeuilles. De stap om het model van de 5 hoekstenen voor een goed gebouwdossier toe te passen op een complete portefeuilles is wellicht hierdoor lastig.

In april 2021 werd ik op de website van Gebouwinzicht geïntroduceerd met mijn afstudeerstage van mijn studie Facility Management aan de Haagse Hogeschool. Ik deed voor mijn afstuderen onderzoek naar de verschillen tussen individuele gebouwen en portefeuilles met betrekking tot het gebouwdossier. Sinds half augustus 2021 ben ik fulltime werkzaam als Junior Adviseur Duurzaamheid om de resultaten van dit onderzoek voor Gebouwinzicht verder te ontwikkelen en te tonen aan de markt. Dat hier namelijk vraag naar zal zijn, staat voor mij inmiddels wel vast.

Resultaten onderzoek

In een aantal blogs zal ik de belangrijkste uitkomsten van mijn afstudeeropdracht beschrijven. Deze blog is de eerste uit de serie ‘Van gebouw- naar portefeuilledossier’ en geeft een verdere verdieping van de vraag: “Hoe kan het huidige vijf hoekstenenmodel worden aangepast, zodat het kan worden toegepast op vastgoedportefeuilles?”. Oftewel de eerste onderzoeksresultaten van mijn afstudeeronderzoek.

Om het antwoord te vinden op deze vraag ben ik allereerst opzoek gegaan naar de verschillen tussen het beheer van een enkel gebouw t.o.v. het beheer van een vastgoedportefeuille. Dit heb ik gedaan aan de hand van enerzijds ‘stoffige’ theorie, maar ook aan de hand van interessante interviews.

In essentie blijft het proces hetzelfde

De omvang van een vastgoedportefeuille is groter in middelen (gebouwen, mensen, geld, enz.) en daardoor komt er dus meer bij kijken. Het proces wordt ingewikkelder, maar in essentie blijft het proces van het beheer van een vastgoedportefeuille t.o.v. een enkel gebouw hetzelfde. Als we dit weten, wat betekent dat dan voor een gebouwdossier? De grotere omvang in relatie tot het gebouwdossier vormt een bruggetje naar de volgende bevinding.

Ontsluiting van informatie is lastiger

Ontsluiting van informatie is lastiger door grotere hoeveelheden aan informatiestromen. Je kan je misschien voorstellen dat als er meer panden zijn, dat er ook meer informatie beschikbaar is. Daarnaast wil je als vastgoedorganisatie ook informatie per gebouw kunnen opzoeken. Je moet hierdoor goed nadenken over de juiste indeling van je gebouwdossiers. Hoe ga je dat inregelen, zodat de mensen die de documenten nodig hebben ze ook kunnen vinden? Hoe label je de documenten? Wie heeft toegang tot het gebouwdossier? Wie kan documenten uploaden? Wie kan documenten bewerken? Er zijn nog honderd van dit soort vragen te bedenken. Gebouwinzicht stelt dit soort vragen regelmatig aan klanten die het gebouwdossier hebben of aan het opzetten zijn.

Digitale ontsluiting

In vervolg op de vorige twee bevindingen ligt de conclusie voor de kansen die er liggen voor digitale ontsluiting. Met dat stoffige oude gebouwdossier op papier ga je het niet meer redden. De meeste organisaties hebben al delen van het gebouwdossier opgeslagen in diverse softwarepakketten. De juiste indeling van zo’n digitale database en het onderhouden ervan blijkt in de praktijk vaak lastig voor organisaties. Een juist beleid, waarbij de juiste vragen zijn gesteld, is een goed begin. Een stap verder is de kans die er ligt voor digitale ontsluiting, namelijk: een dashboard, waarmee in één oogopslag te zien is hoe het ervoor staat met jouw vastgoedportefeuille. Welke certificaten verlopen er? Hoe staat het ervoor met de besproken KPI’s? Welke wet- en regelgeving vereisen aandacht? Liggen we op schema met de geplande begroting? Het is compleet afhankelijk van wat jij in een dashboard wil terugzien, zodat je ook gericht de informatie kan verzamelen die je daarvoor nodig hebt. Wederom is het van belang om de juiste vragen te stellen. Waarom willen we wat bereiken en welke informatie wil ik daarvoor inzichtelijk hebben?

De rol van contracten

 Een ander belangrijk onderdeel in de portefeuillebenadering zijn contracten met onderhoudspartijen. Met een vastgoedportefeuille bestaan er kansen om grotere contracten af te sluiten die leiden tot besparingen. Daarnaast zijn contracten beter te beheersen en zijn de communicatielijnen efficiënter, mits goed ingericht en geborgd in de organisatie. Ook voor de borging van het gebouwdossier is het belangrijk dat het wordt opgenomen in de contracten. Wie houdt welke documenten bij? Wie is verantwoordelijk dat de documenten ook daadwerkelijk worden bijgehouden en worden geüpload? Wat als dit niet gebeurt? Dit is slechts een handjevol van de vragen die je kan stellen bij het richten en juist borgen van de contracten van het vastgoed.

Mijn conclusie

Wat zeggen deze bevindingen over het model van de 5 hoekstenen van een goed gebouwdossier? Aan de ene kant blijft het proces van het beheer van een vastgoedportefeuille t.o.v. een het beheer van een enkel gebouw dus hetzelfde, maar dit heeft wel gevolgen voor de informatiestromen en dus het gebouwdossier.

Wil je het hele afstudeeronderzoek lezen? Of wil je weten hoe we met Gebouwinzicht de resultaten van dit onderzoek verder meenemen in onze advisering? Neem dan even contact met ons op.

Als je deze blog interessant vond, lees dan ook deze

Download GRATIS de “Checklist Gebouwdossier, de 5 hoekstenen van een goed gebouwdossier”

Vul de gegevens in en download de gratis checklist.

Hartelijk dank.